会议记录的文面结构大致为两个部分组成：会议概况和会议内容。
1、会议概况
（1）会议名称
会议名称包含在标题之中。标题由会议名称加文体名称组成，如《××××会议记录》。如果使用的是专用的会议记录本，连“记录”二字也可省略，只写会议名称即可。
（2）会议时间
要求写清具体时间，要写明年、月、日，上午、下午或晚上，×时×分。
（3）会议地点
要求明确，如：“××会议室”、“××礼堂”、“××现场”等。
（4）出席人
根据会议的性质、规模和重要程度的不同，出席人一项的详细也会有所不同。有时可以只显身份和人数，如“各院系党总支书记和直属党支部书记31人”、“各部门经理”、“全体与会代表”等。
如果出席人身份复杂，如既有上级领导，又有本单位各部门的主要领导，还有各种有关人员最好将主要人员的职务、姓名一一列出，其他有关人员则分类列出。
（5）缺席人
如有人缺席，应作出记录，并要注明缺席原因。
（6）列席人
包括列席人的身份、姓名，可参照出席人的记录方法。
（7）主持人
主持会议的负责人姓名，要注明职务，如：“校党委书记×××”、“公司总经理×××”。
（8）记录人
包括记录人的姓名和部门身份，如：××（××办公室秘书）。
2、会议内容
这是会议记录的主要部分，主要有：主持人发言、会议的报告或传达的有关事项、与会者的发言、讨论的问题、会议的决议、会议涉及的其他主要内容等。主要有以下三点：
（1）议题
即会议分项议论的内容的摘要或标题，可列序号。这样显得内容分明，便于查阅。如果是专题性会议的记录，就没有列议题的必要了。
（2）议论
即会议中围绕议题展开讨论的发言记录。这是会议记录的主要内容，记写在发言人姓名之后。
（3）议决
也称“决议”，即讨论结果，通常由会议主持人加以归纳，也可直接用“决议”作栏目替代，其后写上具体决议结果，包括弃权、异议、重要保留意见等。
另外，在会议记录的结尾，可将主持人宣布的散会一项记入，也可以将散会一项略去不记。
最后，由主持人和记录人对记录进行认真校核后，分别签上姓名，以示对此负责。
以上是会议记录的文面构成，这只是一种常用的格局。
