1.1 会前的计划
1.1 .1 所有会议召开前都应有会议计划，重要和大型会议应制定书面计划或方案
1.1 .2 会议计划原则上应包括以下内容:会议名称、会议时间、会议地点、会议召集人(或部门)、会议组织、参会人员、会议内容、会议资料清单、会议筹备工作，会议费用预算等。
1.1 .3 例行会议的会议计划在第一次会议确定后，原则上不再变化，如有变化，由会议召集人(或部门)临时通知。小型或非正式会议，以上内容可简化，由会议召集人(或部门)决定。
1.1 .4 会议计划或方案，由申办部门拟定后（公司内部的例会除外），报公司分管领导审批同意后执行。
1.1 .5 各部门组织召开的工作会议，需公司领导及相关人员参加的，由该部门向总经办提交会议申请表、会议议程表和会议资料。
1.2 会议通知
1.2 .1 总经办根据会议申请表统一安排确定会议室，提前发出通知，通知参会人员，以便作好参会准备。
1.2 .2 会议通知有口头(直接或电话)和书面通知两种方式，小型或非正式会议可采用口头(直接或电话)通知；重要和大型会议则应采取会议通知书。
1.2 .3 会议时间、地点、人员、议题等若有变动将由总经办在会议前另行通知，并以新通知为准。
6.3 资料准备
6.3.1 召开会议所需要的文件由召集会议的部门拟制，并报相关领导审核同意，由会议召集部门或会务组分发给与会相关人员。
6.3.2 需与会相关人员准备发言材料或提供相关资料的，应在发会议通知时具体说明。
6.4 会场准备：召开会议部门应提前1天完成会场布置，布置项目包括
6.4.1 座位是否足够，必要时重新安排增加座位座次。
6.4.2 笔记本电脑、电源插座、投影仪、话筒、灯光、音响、放映、录音等。
6.4.3 会议应派发的相关资料是否齐全。
6.4.4 烟灰缸、茶水、鲜花、与会座位、水果、笔、笔记本等。
6.4.5 如需要安排拍照，是否已妥当。
6.4.6 白板、白板刷、白板笔是否准备妥当。
6.4.7 会场内的横幅、会场外的欢迎牌、指示牌等，要求应至少提前三天通知总经办准备。
6.4.8 会议用品的准备：包括会议礼品，会议奖品，会议服装等。
6.5 其他会务准备
除了以上准备工作外，还应做好以下会务准备工作，重要大型会议，应成立会务组，并进行分工，逐项落实。
6.5.1 会议食宿的安排：包括主食、烟、酒、茶、水果、糖果等；住宿安排应落实每个参会人员的房间号。
6.5.2 会议人员接送安排：包括接站、接机、接船、和参观游览车辆安排及机 票、车票、船票的预订等。
6.5.3 会议宣传报道安排：包括会议录像、照相、邀请新闻单位、会议情况采写、报道等。
6.5.4 会议费用预算：会议费用应本着节约开支，留有余地的原则进行预算。
6.6 会间管理
6.1 .1 会前检查
开会，尤其是重要和大型会议前，必须对会议的各项准备工作进行一次全面检查，包括：所有参会人员是否都已通知，会议的各种资料是否准备完备；会场内的布置是否合乎要求，各种会议设施，会议用品是否准备齐备；接送人员的车辆是否落实，是否完好；会议录像，照相是否安排等；如发现问题，应立即采取措施补救措施。
6.1.2 会议组织者(或部门)应准备好会议签到表（附件5），与会人员到会时应签到。
6.6.3 参加会议的人员不得迟到、早退、中途无故退席、因故不能参加会议,必须提前向会议组织部门负责人请假。
6.6.4 参加会议人员的手机、传呼机、开会时应开为振动或关闭，重要电话须接，,应到会议室外接听，严禁在会场内大声打电话。
6.6.5 会议主持人应把握好会议进程，控制会议时间；维持会议秩序，提高会议效率。
6.6.6 参加会议的人员应做好会议记录，重要的会议，会务组应为每位与会者准备好记录本和笔。
6.6.7 重要和大型会议应由会议召集人安排专人作好会议记录形成会议记要，若会议分组讨论，还应安排好各组讨论记录。
6.6.8 会议记录要做到字迹清晰，内容完整，记录准确，对会议的结论，意见或决定事项，必须详细，准确地记录。
6.6.9 重要和大型会议的领导讲话应由总经办或会务组准备好发言稿或发言提纲,并经领导审阅。
6.1.1 0 若需参会人员在会上发言或作报告,会议通知时应作说明,以便发言人 提前做好准备。
6.1.1 1 会议讨论
会议若需与会人员商议和研究的事项，应组织与会人员讨论，大型会议应划分成若干小组进行讨论，提前准备会议室等事项。划分小组讨论时,会议负责人应指定小组召集人和记录人。
6.7 会后工作
6.7.2 重要和大型会议结束后4个工作日内，由会议记录人负责根据会议记录整理,拟写会议纪要，并送呈公司领导签准（会议纪要见附件4）。
6.7.4 会议宣传报道：对重要和大型会议应安排录像、照相和录音，记录会议的全过程。
6.7.5 会议总结：会议完毕，应有专人对会议的所有资料进行搜集，整理并归档，会议资料包括：会议签到表，会议申请表，会议计划(方案),会议通知,发言稿,会议文件,会议记录,会议纪要(决定),会务费用清单等。
6.7.6 重要和大型会议,会后应由会议组织部门认真总结,分析得失,不断提高会议质量和会议的组织水平。
