第一步
1、与各方人员包括对会议效果发挥作用的所有供应商见面。
2、建设性地评价出席各方的表现。
3、让大家对你的角色以及你的团队提出建设性的反馈意见。
4、做好笔记，方便下次会议使用。
离开之前
1、与审计经理核实总帐单。
2、更正发现的错误，记录所有的差异，回到办公室后一定要跟踪这些差异。
3、给员工发放赠品，费用不计入伙食或音频／视频的成本里。
4、确认所有需要送回办公室的材料已经包装好并贴有标签。
到家之后
1、给活动中与你直接合作的酒店的员工、供应商和你手下的员工发送感谢信（抄送总经理、相关管理人员。）
2、向你自己公司的员工、志愿者、所有的发言人发送感谢信，告诉他们为会议做出了什么贡献。
3、尽快撰写员工总结报告，讨论会议上完成了什么，什么没有完成。
4、思考会议的后勤供应包括客房的设施是否效果良好。分析哪些方面还有待改善和提升。
5、记录所有对演讲者演示文稿的评论，给每位演讲者发送对演示文稿的书面评价。
钱的问题
1、检查会议中关于追加供应的食品、饮料和音频／视频设备等的纪录。在你的文件中详细记录这些信息。
2、核对总帐单、员工和演讲者的账单以及所有相关花销的凭证。
3、编制所有花销的明细帐，将其放在综合档案中，方便下次会议使用。
4、检查合同，如果出现与会议实际情况不一致的条款，则打电话联系他们重新商议。
5、收到发票后的３０天内向酒店支付钱款，减去所有有争议的费用。
6、跟踪内部应收帐款，确保到帐。
7、对于有问题的费用，要立即和厂家对帐，但是必须确保问题解决后的３０天内支付完所有账单。
总结报告
1、编制书面会后总结报告。不同活动中参加者的详细情况、每顿饭有多少参会者用餐等信息要加入报告中。把报告发送给与会议有关的内部员工。
2、写上你自己对于会议的想法，如何改进和提升。
3、计算会议的投资回报率和目标回报率。
4、比较RFP(意见反馈) 和实际结果，包括客房的感应器、伙食和饮料花费等等。以后的RFP中要加入需要修改的地方。
5、为会议做一个详细的时间表，包括支付日期和结束日期，存档作为日后用的参考资料。 |
